2026.06.26 オフィスの書類が多いと感じたら｜ファイルメーターを使った整理方法

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今回は、オフィス移転やリニューアル時に考慮したいファイルメーターについてご紹介します。

新しいオフィスの収納を感覚だけで決めると、キャビネットが足りなかったり、反対に必要以上の収納が執務スペースを圧迫したりします。そこで、計画前に書類量を数値で把握しておくと、必要な収納と削減できる書類を整理しやすくなります。
今回は、ファイルメーターの考え方と、移転を機に書類を減らす方法をご紹介します。

ファイルメーターとは

ファイルメーターとは、書類やファイルを棚へ隙間なく並べたときの横幅を、メートル単位で表したものです。たとえば、棚に並べた書類の幅が合計1mであれば、1ファイルメーターと数えます。

この数値を部署ごとに測れば、現在どれだけの書類を保管しているのかが分かります。そのため、移転先に必要な書庫の数や、収納に使う床面積を決める際の判断材料になります。

移転前に書類量を測るメリット

書類量を確認せず、現在使っている書庫をそのまま移転すると、不要な書類や家具まで運ぶことになります。すると、運搬費が増えるだけでなく、新しいオフィスでも収納が場所を取り、レイアウトの自由度が下がってしまいます。

一方、ファイルメーターを測ってから削減目標を決めれば、必要な収納だけを移転先へ持ち込めます。その結果、空いた場所をミーティングスペースや休憩場所として活用しやすくなり、限られた面積を有効に使えます。

書類を減らすための進め方

書類整理では、まず保存するもの、電子化するもの、処分するものに分けます。ただし、判断を社員個人へ任せると基準がばらつくため、保存期間や保管場所を社内ルールとして決めておくことが大切です。

また、複数人が使うカタログや資料は共有書庫へまとめると、同じ書類を各自が保管する無駄を減らせます。頻繁に閲覧する書類はデータ化し、クラウド上で共有すれば、紙を探す時間の短縮にもつながります。

なお、個人情報や機密情報を含む書類は、一般ごみとして処分せず、シュレッダーや専門業者の溶解処理を利用するなど、情報漏えいを防げる方法を選びましょう。

削減後の書類量に合わせて収納を計画する

書類を減らした後は、改めてファイルメーターを測り、その数値をもとに書庫の大きさや配置を決めます。先に家具を選ぶのではなく、残す書類量を確定してから計画することで、収納不足や余分なキャビネットの購入を防げます。

さらに、壁面収納や低いキャビネットを取り入れれば、通路を確保しながら室内の見通しも良くできます。使う人の動線や書類を取り出す頻度まで考慮すると、収納量だけでなく、日常業務の進めやすさも改善できます。

まとめ｜ファイルメーターを測ってから移転計画を進める

ファイルメーターは、オフィスにある書類の量を棚の長さで表す指標です。移転やリニューアル前に測定することで、必要な収納量を把握でき、不要な書類やキャビネットを新しいオフィスへ持ち込まずに済みます。

書類の削減と収納計画を同時に進めれば、移転費用を抑えながら、執務席や打ち合わせ場所を広く確保できます。移転先の収納やレイアウトにお悩みの場合は、家具選定や書庫の配置まで相談できる専門業者へご相談ください。

九州オフィスづくり.comについて

九州オフィスづくり.comは年間700件以上の豊富なオフィス施工実績があり、オフィスの新築・移転・リニューアルから、ちょっとした工事までオフィスのあらゆる工事に対応しています。九州オフィスづくり.comは、オフィス内の工事であれば今回のような書類量や収納計画を踏まえたオフィス移転にも解決方法の模索から施工までトータルサポートすることが可能です。オフィスづくりに関することで何かお悩みのある方はお気軽にご相談ください。

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